Casos de estudio
Diario ABC
Cómo convertirse en una empresa editorial con tecnología puntera para abordar la transformación digital
“Hemos conseguido un entorno de sistema editorial único como estrategia de integración, lo que también nos permite disponer de una solución abierta para el desarrollo de nuevas líneas de negocio inviables anteriormente”

ABC, PRENSA ESPAÑOLA es la cabecera de ámbito nacional con más solera del panorama periodístico español. Fundado el 1 de Enero de 1903, posee un patrimonio de activos editoriales inigualable para entender la historia de la España del siglo XX. Pero su longevidad no obstaculiza su capacidad de regeneración. Siempre ha sabido ir adaptándose al cambio que marcaban los nuevos tiempos. Con la ola digital, no ha sido una excepción. Grupo VOCENTO, su actual propietario, es probablemente el mayor grupo de prensa en España, con cabeceras líderes a lo largo del país, y ha sabido situar al centenario diario en la primera línea tecnológica.

Ángel Luis Ramírez, Director de Infraestructuras y Aplicaciones de Negocio, explica cómo ha sido esa transformación tecnológica.

ABC tiene una estructura redaccional propia de un gran diario de difusión nacional, con redacciones en Madrid y Sevilla, y Delegaciones en Valencia, Cataluña, Castilla-La Mancha, Castilla-León, Aragón, Canarias y Galicia. El análisis realizado por sus responsables concluía la clara necesidad de abordar un cambio tecnológico de alcance:

La rápida evolución de las nuevas tecnologías y de los perfiles de los consumidores, obligaban a llevar a cabo cambios significativos en la cadena productiva y los sistemas de soporte asociados para adquirir la capacidad de desarrollar nuevos productos/servicios informativos y de gestionarlos eficientemente para no perder audiencia y, en definitiva, coste de oportunidad.

El nuevo sistema editorial debía servir como revulsivo para transformar la cultura corporativa.

No bastaba con adaptar los sistemas internos ya existentes mediante la incorporación de aplicaciones concretas que cubren necesidades particulares y que responden a novedades puntuales del mercado.

En consecuencia, la implantación de un nuevo sistema editorial no podía circunscribirse dentro del ámbito de un mero cambio de herramienta editorial, sino como un cambio absoluto en la forma de operar y producir en la organización.

El objetivo principal del proyecto era que ABC dispusiera de los recursos necesarios para convertirse en una de las empresas tecnológicamente más punteras del sector editorial. Los resultados del proyecto debían proporcionar las soluciones para la gestión centralizada de los procesos productivos extremo a extremo. Se buscaba la excelencia en la optimización de productos, desarrollos tecnológicos y organización interna de los procesos de edición, para incrementar el nivel de competitividad, calidad y audiencia.

Para ello, se marcaron 4 ejes principales de actuación:

Lograr que la redacción tuviera autonomía y agilidad para crear, diseñar y poner en página los contenidos.

Poner a su disposición servicios transversales operativos y técnicos, para conseguir mayor eficiencia y operatividad.

Dotar al fondo documental de los recursos apropiados para una redacción multimedia. Preparar el sistema para la catalogación automática y la futura explotación comercial del fondo.

Integrar las redacciones externas para alcanzar la unificación de flujos de trabajo y favorecer la gestión multi-canal y publicación de contenidos multi-formato.

Fue fundamental la creación de un equipo de trabajo multidisciplinar formado por ingenieros de sistemas, de Protecmedia y VOCENTO, así como periodistas y responsables de todas las áreas involucradas en el proceso de elaboración y producción de contenidos (publicidad, preimpresión, diseño, fotografía, archivo...).

Se realizó un exhaustivo análisis-revisión de todo el proceso productivo de inicio a fin, para fijar situación de partida, localizar cuellos de botella y definir nuevos requerimientos. Este análisis condujo a las siguientes actuaciones:

Redefinir por completo el proceso productivo a nivel de recepción de contenidos, gestión de publicaciones, producción gráfica y de publicidad, distribución de contenidos digitales y envío a archivo-fondo documental.

La amigabilidad de la herramienta de edición facilitó a la redacción el cambio, permitiendo centrar todos los esfuerzos en la gestión de los planillos y el proceso productivo (supervisión y control de los cierres y páginas de cambio).

Establecimiento de un Plan de Implantación que abarcaba la preparación de los entornos de producción, la capacitación de los departamentos involucrados, la realización de pruebas de rendimiento-carga y la estrategia de puesta en marcha de los diferentes productos editoriales.

Planificar la realización de las diferentes tareas y el método de seguimiento.

La puesta en marcha en simultáneo de las soluciones MILENIUM y QUAY.

Ángel Luis Ramírez los sintetiza así: “El desarrollo de este proyecto aporta características de agilidad, versatilidad, gestión de nuevos contenidos multimedia y una menor dependencia del área técnica. Todo esto compatibilizándolo con un entorno de sistema editorial único como estrategia de integración, lo que también nos permite disponer de una solución abierta para el desarrollo de nuevas líneas de negocio inviables anteriormente”.

El proceso editorial permite el control de la producción de extremo a extremo. La redacción cuenta con total autonomía para desarrollar sus productos y se han mejorado ostensiblemente todos los procesos operativos, eliminando los cuellos de botella que existían en la gestión del uso y tratamiento del material gráfico y de publicidad.

Incorporación automática de anuncios a las publicaciones, con controles y verificaciones.

Autonomía de diseño y Maquetación sin intervención del área técnica.

Planificación editorial y visión global del estado de las publicaciones en un único entorno.

Conocimiento por parte de responsables e intervinientes de aspectos relacionados con origen de fuentes, validación de trabajos, factores económicos y legales, control, seguridad...

Se ha mejorado la presentación de los contenidos y la calidad de reproducción. Esta última se ha incrementado considerablemente gracias a la incorporación de un flujo de producción normalizado en PDF y de un flujo de tratamiento automático de fotografías.

Centralización de entrada de contenidos gráficos y adaptación automática al medio en que se publicarán.

La integración de las redacciones digital y de papel, desde el punto de vista organizativo, ya es una realidad y comparten el fondo documental para la producción de contenidos off-line y on-line.

La eliminación de los cuellos de botella ha propiciado una nueva distribución del trabajo y, sobre todo, una mejora en los cierres: ahora se hacen en función de los contenidos exclusivamente, no de aspectos técnicos.

Mejora del “Time to Market”. Reducción de 1/3 del tiempo desde que la publicación es “pensada” hasta que está disponible.

Homogeneización del proceso de definición de ediciones y diseños. Eliminación de perfiles profesionales especializados para periódico y suplementos.

En lo que respecta al fondo documental (textos, fotos y páginas), el salto tecnológico ha sido espectacular. Bajo el mismo archivo conviven los contenidos de actualidad con los contenidos históricos. El acceso a las fuentes de información se ha facilitado enormemente y se ha dotado al sistema de herramientas que permiten establecer workflows, trabajo colaborativo y la utilización de los contenidos para otros usos, entre los cuales se encuentra la posibilidad de la explotación comercial del fondo documental.

Fondo Documental (1903 a 2013): 15 millones de documentos, 3 millones de Fotos, 5,5 millones de artículos, 6 millones de páginas.