Casos de estudio
ECHO MEDIEN, GmbH
La rápida y eficaz integración en el flujo corporativo de VRM
La centralización tecnológica y la integración de las dos redacciones en un mismo flujo se realizó en tiempo récord

Una solución editorial robusta, eficiente y fácil de utilizar como MILENIUM resulta un punto de apoyo crucial en los procesos de expansión que emprenda una compañía periodística. Es el caso del Grupo editorial alemán Verlagsgruppe Rhein Main (VRM), cliente de Protecmedia desde 2009, que adquirió recientemente la cabecera Darmstädter Echo, líder en la región sur de Hessen. La integración de la nueva redacción en el flujo corporativo que requería el nuevo marco de trabajo se consiguió en un tiempo récord, gracias a la excelente dirección del proyecto y a la sencillez de aprendizaje que permite la solución MILENIUM.

Echo Medien, GmbH edita el diario Darmstädter Echo, fundado en 1945, y referencia informativa en el sur del Länder alemán de Hessen. Cuenta con una redacción central ubicada en Darmstadt y cuatro redacciones locales -Gross-Gerau Echo, Odenwälder Echo, Ried Echo y Starkenburger Echo-, que editan 5 ediciones del diario principal Darmstädter Echo, varios suplementos semanales, 18 ediciones de periódicos gratuitos de anuncios, 5 revistas y suplementos especiales. El número total de redactores alcanza el centenar.

En 2015, VRM adquiere la compañía dentro de su plan de expansión y se propone la plena integración en su flujo corporativo de la nueva redacción, para aprovechar al máximo todo tipo de sinergias.

Una rápida instalación y puesta en marcha de la solución editorial MILENIUM en la nueva filial.

Dotar a la recién adquirida compañía de las mismas herramientas editoriales que disponen los redactores de VRM, para facilitar la coordinación de agendas y de recursos entre las distintas áreas editoriales del grupo.

Optimizar el proceso editorial para ahorrar en costes y aumentar la calidad de sus productos por medio de la centralización de la plataforma editorial, en torno a las soluciones MILENIUM y QUAY (DAM) de Protecmedia.

Acceder al nuevo sistema a través de una única interfaz intuitiva, que permita a los nuevos usuarios de ECHO MEDIEN participar en el proceso editorial de manera paralela según permisos previamente predefinidos, con independencia de la ubicación en la que se encuentren.

Se establece un calendario de 6 meses para ejecutar todo el proyecto y que la nueva filial de VRM sea capaz de abordar la producción editorial de todas sus publicaciones en el nuevo entorno de trabajo. La dirección del proyecto se encomienda a MEDIENSERVICE RHEIN MAIN, filial del Grupo que cuenta con un equipo de 12 técnicos, dirigidos por Mr. Reinhard Küchler. Protecmedia presta su apoyo como partner tecnológico.

Se establecen las siguientes fases:

Análisis previo

Se evalúa todo el proceso editorial de las publicaciones de Echo Medien para fijar:

Diseños y fuentes según los requerimientos de la redacción.

La gestión y elaboración de clasificaciones deportivas y de eventos culturales a través de herramientas complementarias, que ya venían siendo utilizadas por los redactores de VRM.

La elaboración de planillos de las publicaciones y ediciones de ECHO MEDIEN.

Cómo dotar de archivo documental a la nueva filial de VRM.

La definición de los perfiles que intervienen en el proceso editorial.

Parametrización de MILENIUM y QUAY

Se procede a la creación de 8 nuevos tipos de publicaciones de las cuales 5 se producirán en soporte papel.

Se preparan las plantillas confirme a los requerimientos establecidos y se configuran las soluciones MILENIUM y QUAY.

Se crea un entorno de pruebas para recrear el escenario real de producción.

Se establece un calendario de formación dirigido a los redactores en función de sus perfiles. En este sentido, la planificación paulatina y la implicación de todo el equipo editorial resultan claves para el éxito del proyecto, gracias al conocimiento previo que el equipo de técnicos dispone de la soluciones de Protecmedia. Se elabora también la documentación pertinente para las formaciones.

Una meticulosa planificación y la implicación de todo el equipo editorial resultaron claves para el éxito del proyecto

Puesta en marcha de la producción y realización de la formación

Se imparten 18 sesiones de formación dirigidas a 100 usuarios sobre el nuevo sistema editorial MILENIUM y la nueva solución de archivo documental QUAY, además de otras herramientas que utilizan los redactores de VRM a nivel de grupo como bases de datos deportivas, eventos culturales y módulo de honorarios.

Se aprovecha ese ciclo de formaciones para trasladar la redacción de las secciones más generales de las publicaciones de ECHO MEDIEN a la sede central del Grupo VRM en Mainz.

Se inicia en paralelo la puesta en marcha de la producción bajo el nuevo entorno MILENIUM de manera progresiva, apareciendo una primera edición impresa de los periódicos de anuncios gratuitos el 17 de junio. En fechas posteriores irían apareciendo el resto de publicaciones.

Se consigue integrar en el flujo corporativo a pleno rendimiento a los 100 profesionales de diferentes perfiles, de acuerdo con el calendario previsto. La unión de sus fuerzas a los más de 300 redactores del grupo VRM redunda en un enriquecimiento de los productos editoriales y de la planificación de las tareas editoriales.

La centralización de la plataforma tecnológica optimiza la administración y la gestión de los recursos, sin perjudicar la autonomía de las distintas delegaciones de ECHO MEDIEN para organizar sus flujos de trabajo la distribución de tareas. La capacidad de consultar y recuperar documentos desde la solución QUAY les representa un valor añadido importante, que antes no tenían.

La gestión multicanal de las delegaciones de ECHO MEDIEN se ha visto favorecida

Poder trabajar en paralelo permite a los redactores de ECHO MEDIEN distribuir mejor las cargas de trabajo y ser mucho más ágiles. También ahorran un considerable tiempo de trabajo gracias a los numerosos automatismos de procesos que realizan las nuevas soluciones.

La coordinación e integración de los flujos de trabajo de las distintas delegaciones de ECHO MEDIEN en el sistema MILENIUM favorece la gestión multicanal y la publicación de contenidos de forma rápida y sin errores.