Étude de cas
Image

ECHO MEDIEN, GmbH
L’intégration rapide et efficace du flux de travail de l’entreprise VRM

La centralisation et l’intégration des deux rédactions dans le même flux technologique a été réalisée en un temps record

Une solution éditoriale robuste, efficace et facile d’utilisation comme MILENIUM joue un rôle essentiel en matière d’appui aux processus d’expansion d’une entreprise de presse. Tel est le cas du groupe d’édition allemand Verlagsgruppe Rhein Main (VRM), client de Protecmedia depuis 2009, qui a récemment acquis le journal Darmstädter Echo, leader dans la région sud de la Hesse. L’intégration de la nouvelle rédaction au flux de travail de l’entreprise, nécessaire au nouveau cadre de travail, a été réalisée en un temps record grâce à l’excellente direction du projet et à la simplicité de prise en main de la solution MILENIUM.

Echo Medien, GmbH est la société éditrice du journal Darmstädter Echo, fondé en 1945 et référence en matière d’information dans le sud du Länder allemand de la Hesse. Il comprend une rédaction centrale située à Darmstadt et quatre rédactions régionales - à Gross-Gerau Echo, Odenwälder Echo, Ried Echo et Starkenburger Echo -, qui publient 5 éditions du journal principal Darmstädter Echo, plusieurs suppléments hebdomadaires, 18 éditions de journaux gratuits de petites annonces, 5 magazines et des suppléments spéciaux. Le nombre total de rédacteurs avoisinent la centaine.

En 2015, VRM acquiert la société dans le cadre de son plan d’expansion et propose l’intégration complète de la nouvelle rédaction dans son flux de travail pour tirer le meilleur parti de tous les types de synergies.

Installation rapide et mise en œuvre de la solution éditoriale MILENIUM dans la nouvelle filiale.

Équiper la société nouvellement acquise des mêmes outils éditoriaux que les rédacteurs de VRM, pour faciliter la coordination des calendriers et des ressources entre les services éditoriaux du groupe.

Optimiser le processus éditorial pour réduire les coûts et augmenter la qualité de ses produits grâce à la centralisation de la plateforme d’édition autour des solutions MILENIUM et QUAY (DAM) de Protecmedia.

Accéder au nouveau système par le biais d’une seule interface intuitive qui permet aux nouveaux utilisateurs d’ECHO MEDIEN de participer au processus éditorial en parallèle et en fonction des accès préalablement définis, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

Un calendrier de 6 mois est établi pour l’exécution du projet et pour que la nouvelle filiale de VRM soit capable de gérer la production éditoriale de toutes ses publications dans le nouvel environnement de travail. La direction du projet est confiée à MEDIENSERVICE RHEIN MAIN, filiale du groupe qui compte une équipe de 12 techniciens dirigée par Reinhard Küchler. Protecmedia apporte son soutien en tant que partenaire technologique.

Les phases suivantes sont définies :

Analyse préalable

L’ensemble du processus éditorial des publications d’Echo Medien est évalué pour fixer: Les designs et les polices en fonction des exigences de la rédaction.

La gestion et la création de classements d’événements sportifs et culturels grâce à des outils complémentaires, déjà utilisés par les rédacteurs de VRM.

L’élaboration des chemins de fer des publications et des éditions d’ECHO MEDIEN.

Comment doter la nouvelle filiale de VRM d’un système d’archivage documentaire.

La définition des profils intervenant dans le processus éditorial.

Paramétrisation de MILENIUM et QUAY

8 nouveaux types de publications sont créés dont 5 seront imprimées.

Les modèles-types sont préparés conformément aux exigences établies et les solutions MILENIUM et QUAY sont configurées.

Un environnement de test est créé pour recréer le scénario de production réelle.

Un calendrier de formation est établi pour les rédacteurs en fonction de leurs profils. En ce sens, la planification graduelle et l’implication de toute l’équipe éditoriale sont essentielles à la réussite du projet, grâce à la connaissance que l’équipe de techniciens a déjà des solutions de Protecmedia. On procède à l’élaboration de la documentation nécessaire aux formations.

Une planification méticuleuse et l’implication de toute l’équipe éditoriale ont été essentielles à la réussite du projet

Mise en production et formation

100 utilisateurs ont participé à une formation composée de 18 séances sur le nouveau système éditorial MILENIUM et la nouvelle solution d’archivage documentaire QUAY, ainsi que sur d’autres outils utilisés par les rédacteurs de VRM au niveau du groupe, comme des bases de données sportives, des événements culturels et un module de calcul de frais.

Au cours de ce cycle de formation, la rédaction des sections les plus générales des publications d’ECHO MEDIEN est transférée au siège central du Groupe VRM à Mainz.

La mise en production est effectuée en parallèle et de manière progressive dans le nouvel environnement MILENIUM, avec une première édition papier des journaux gratuits de petites annonces le 17 juin. Les autres publications seront éditées au fur et à mesure par la suite.

Les 100 professionnels aux profils variés sont intégrés au flux de travail à plein rendement conformément au calendrier prévu. L’union de leurs forces à plus de 300 rédacteurs du groupe VRM se traduit par un enrichissement des produits éditoriaux et de la planification des tâches éditoriales.

La centralisation de la plateforme technologique optimise l’administration et la gestion des ressources, sans compromettre l’autonomie des différentes délégations d’ECHO MEDIEN dans l’organisation de ses flux de travail et la distribution des tâches. La capacité de consulter et de récupérer les documents depuis la solution QUAY constitue une valeur ajoutée importante, qu’ils n’avaient pas auparavant.

Gestion multicanal des délégations d`ECHO MEDIEN a été favorisée

Le fait de pouvoir travailler en parallèle permet aux rédacteurs d’ECHO MEDIEN de mieux répartir les charges de travail et d’être plus rapides. Ils économisent également un temps de travail considérable grâce à l’automatisation des processus exécutée par les nouvelles solutions.

La coordination et l’intégration des flux de travail des diverses délégations d’ECHO MEDIEN dans le système MILENIUM favorise la gestion cross-média et la publication de contenu de manière rapide et sans erreurs.