Fallstudie
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ECHO MEDIEN GmbH

Die schnelle und wirkungsvolle Integration in den Unternehmensablauf der VRM

Technologische Zentralisierung und Integration der beiden Redaktionen in dem gleichen Fluss wurde in Rekordzeit durchgeführt

Eine robuste, effiziente und einfach zu handhabende Redaktionslösung wie MILENIUM stellt für die Expansionsprozesse eines Zeitungsunternehmens eine wesentliche Unterstützung dar. So auch im Fall der deutschen VERLAGSGRUPPE RHEIN MAIN (VRM), die seit 2009 Kunde von Protecmedia ist und vor kurzem den in der südhessischen Region führenden Zeitungsverlag Darmstädter Echo erworben hat. Die im Rahmen der neuen Arbeitsstruktur notwendige Integration der neuen Redaktion in den Unternehmensablauf wurde dank der ausgezeichneten Projektleitung und der Einfachheit des Lernprozesses, die die Lösung MILENIUM ermöglicht, in einer Rekordzeit erreicht.

Echo Medien GmbH gibt die Tageszeitung Darmstädter Echo heraus, die 1945 gegründet wurde und die Informationsreferenz in Südhessen ist. Die Zeitung verfügt über eine Zentralredaktion in Darmstadt und über vier Lokalredaktionen - Groß-Gerau Echo, Odenwälder Echo, Ried Echo und Starkenburger Echo -, die fünf Ausgaben der Haupttageszeitung Darmstädter Echo herausgeben, mehrere wöchentliche Beilagen, 18 kostenlose Anzeigenblätter, 5 Zeitschriften sowie Sonderbeilagen. Insgesamt sind 100 Redakteure beschäftigt.

2015 erwirbt die VRM im Rahmen ihres Expansionsplans das Unternehmen und setzt sich eine vollständige Integration der neuen Redaktion in ihre Unternehmensabläufe zum Ziel, um alle Arten von Synergien maximal zu nutzen.

Eine schnelle Installation und Inbetriebnahme der Redaktionslösung MILENIUM im neuen Tochterunternehmen.

Das neu erworbene Unternehmen mit den gleichen Redaktionswerkzeugen auszustatten, wie sie den Redakteuren der VRM zur Verfügung stehen, um eine Koordination von Agenden und Ressourcen zwischen den verschiedenen Redaktionsbereichen der Gruppe zu erleichtern.

Den Redaktionsprozess zu optimieren, um Kosten einzusparen und die Qualität der Produkte durch Zentralisierung der Editierplattform, die auf den Lösungen MILENIUM und QUAY (DAM) von Protecmedia basiert, zu erhöhen.

Zugriff auf das neue System durch eine einheitliche, intuitive Benutzeroberfläche, die es den neuen Nutzern von ECHO MEDIEN erlaubt, unabhängig vom Standort, an dem sie sich befinden, gemäß zuvor festgelegten Zugangsrechten parallel am Redaktionsprozess teilzunehmen.

Für die gesamte Projektdurchführung und bis das neue Tochterunternehmen der VRM in der Lage ist, die Verlagsproduktion aller ihrer Veröffentlichungen in der neuen Arbeitsumgebung aufzunehmen, wird ein Zeitplan von sechs Monaten festgelegt. Mit der Projektleitung wird MEDIENSERVICE RHEIN MAIN betraut, ein Tochterunternehmen der Gruppe mit einem Team von zwölf Technikern unter der Leitung von Reinhard Küchler. Protecmedia steht als technologischer Partner unterstützend zur Seite.

Es werden folgende Phasen festgelegt:

Voranalyse

Der gesamte Redaktionsprozess der Veröffentlichungen von Echo Medien wird evaluiert, um folgende Aspekte festzulegen:

Designs und Schriftarten gemäß den Erfordernissen der Redaktion.

Die Verwaltung und Aufbereitung von Sportklassifizierungen und kulturellen Veranstaltungen mittels zusätzlicher Werkzeuge, die von den Redakteuren der VRM bereits genutzt werden.

Die Ausarbeitung von Vorlagen zu den Publikationen und Editionen von ECHO MEDIEN.

Wie die neue Tochtergesellschaft der VRM mit dem Dokumentenarchiv ausgestattet wird.

Die Definition der am Redaktionsprozess beteiligten Profile.

Parametrisierung von MILENIUM und QUAY

Es werden acht neue Arten von Publikationen geschaffen, von denen fünf in Papierform produziert werden.

Entsprechend den festgelegten Anforderungen werden die Vorlagen vorbereitet und die Lösungen MILENIUM und QUAY konfiguriert.

Eine Testumgebung wird erstellt, um ein reales Produktionsszenario nachzubilden.

Für die Redakteure wird entsprechend ihrem Profil ein Schulungskalender aufgestellt. Ein wichtiger Schritt zum Erfolg des Projekts in diesem Zusammenhang sind, dank der vorherigen Kenntnisse des Technikerteams über die Lösungen von Protecmedia, die schrittweise Planung und das Engagement des gesamten Redaktionsteams. Es werden ebenfalls einschlägige Unterlagen für die Schulungen ausgearbeitet.

Eine akribische Planung und die Einbeziehung des gesamten Redaktionsteams waren die Schlüsselfaktoren für den Erfolg des Projekts.

Produktionsaufnahme und Durchführung der Schulungsmaßnahmen

Es werden 18 Schulungssitzungen für 100 Nutzer zum neuen Redaktionssystem MILENIUM und zur neuen Dokumentenarchivlösung QUAY erteilt, hinzu kommen weitere Werkzeuge, die die Redakteure der VRM auf Konzernebene als Datenbank für Sport, kulturelle Veranstaltungen und als Honorarmodul verwenden.

Dieser Schulungszyklus wird genutzt, um die Redaktion für die allgemeinen Bereiche der Publikationen von ECHO MEDIEN an den Hauptsitz der Gruppe VRM in Mainz zu verlagern.

Parallel dazu wird eine progressive Produktionsaufnahme in der neuen Umgebung MILENIUM eingeleitet, wobei eine erste Druckausgabe der kostenlosen Anzeigenzeitungen am 17. Juni erscheint. Die übrigen Publikationen erscheinen zu einem späteren Zeitpunkt.

Es gelang, 100 Fachleute mit unterschiedlichen Profilen nach einem zuvor festgelegten Zeitplan bei voller Leistung in den Unternehmensablauf zu integrieren. Die Vereinigung dieser Kräfte mit den über 300 Redakteuren der Gruppe VRM führt zu einer Bereicherung der Verlagserzeugnisse und bei der Planung der redaktionellen Aufgaben.

Die Zentralisierung der technologischen Plattform optimiert die Verwaltung und Handhabung der Ressourcen, ohne die Eigenständigkeit der verschiedenen Zweigstellen von ECHO MEDIEN bei der Organisation ihrer Arbeitsabläufe hinsichtlich der Aufgabenverteilung zu beeinträchtigen. Die Fähigkeit, durch die Lösung QUAY auf Dokumente zugreifen und diese wiederherstellen zu können, ist für sie ein wichtiger Mehrwert, der ihnen vorher nicht zur Verfügung stand.

Die Koordination und Integration der Arbeitsabläufe der verschiedenen Zweigstellen von ECHO MEDIEN im System MILENIUM begünstigt die Mehrkanalverwaltung sowie eine schnelle und fehlerlose Veröffentlichung von Inhalten.

Durch die Möglichkeit, parallel zu arbeiten, können die Redakteure von ECHO MEDIEN die Arbeitsbelastung besser verteilen und sind weitaus beweglicher. Dank der zahlreichen Automatismen, die durch die Prozesse der neuen Lösungen ausgeführt werden, sparen sie auch erhebliche Arbeitszeit.

Die Koordination und Integration der Arbeitsabläufe der verschiedenen Zweigstellen von ECHO MEDIEN im System MILENIUM begünstigt die Mehrkanalverwaltung sowie eine schnelle und fehlerlose Veröffentlichung von Inhalten.