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La Voz del interior, preparada para el futuro de la Distribución

El pasado 29 de octubre entró en marcha el sistema de circulación Shipo en La Voz del Interior. Para este diario de 114 años, ubicado en Córdoba, Argentina, con más de 800 puntos de venta y 25 rutas de distribución, el objetivo era optimizar la gestión de la red de ventas y distribución de ejemplares, así como reducir los costes de procesos y mejorar los flujos de trabajo.

En 2017 La Voz del Interior decide comenzar un proceso de transformación de su modelo de Circulación. Para ello, formó un equipo interdisciplinar encargado de realizar la revisión de los flujos de trabajo relacionados con la difusión, la comercialización, la distribución y la facturación. A partir de este análisis, y su diagnóstico, se realizó una propuesta de mejora y la definición de objetivos, tales como: la reducción de tiempos operativos, disminución de costos innecesarios y la readecuación de estructuras y de roles.

Parte del resultado de esta evaluación fue entender que, las herramientas que apoyaban el proceso estaban, tecnológicamente, obsoletas y que las distintas soluciones instaladas, específicas para cada tarea o proceso, no cumplían con las funcionalidades requeridas y por ende no era posible obtener métricas fiables, lo que generaba incertidumbre y la imposibilidad de generar reglas de negocio estables. Por ello, decidieron evaluar la oferta tecnológica que había en el mercado, buscando satisfacer los objetivos marcados.

Santiago Villanueva, Jefe de Circulación, apunta que buscaban una solución práctica e intuitiva, que permitiera gestionar adecuadamente los clientes, los puntos de venta, la difusión diaria del periódico, así como los sondeos, y vimos que Shipo cumplía con estos requisitos, a la vez presentaba una interface de muy fácil acceso y usabilidad.

Por su parte, para Andrés Bondio, Jefe de Soporte y TI de La Voz del Interior, la implementación de un sistema completo, y fundamentalmente intuitivo como Shipo ha sido la oportunidad para promover mejores prácticas y ordenar las actividades que fueron definidas para controlar la circulación y facturación de ejemplares:

“Hay satisfacción con Shipo porque es una herramienta que será beneficiosa por cuanto significa el ahorro de horas hombres, reducción de costos y el tener un sistema a largo plazo que nos ayude en la comercialización de productos”.

A su vez, para La Voz del Interior, este proyecto representó una oportunidad de revisar sus procesos internos y definir la mejor manera de implementarlos en Shipo. “La herramienta es muy importante pero también fue fundamental poner en tela de juicio el cómo se estaban haciendo las cosas, fue una conjunción entre ambas cosas”, señala Bondio.

La puesta en marcha de Shipo también ha significado la automatización de los procesos de logística y facturación. Actualmente, los reportes e informes de logística se generarían de forma automática reduciendo el tiempo del proceso de cuatro horas a una hora y media; mientras tanto en el área de facturación se han simplificado considerablemente las tareas, acortando la intervención del personal de sistemas y de producción en el proceso.

Trabajo de Equipo

Durante el transcurso del proyecto el equipo de La Voz del Interior mantuvo una actitud comprometida y abierta al cambio, poniendo en valor las funcionalidades del sistema y como éste, según sus palabras, “significa un avance en innovación, que ayuda a simplificar los procesos y a estar a la altura de las necesidades y exigencias del mercado.”

“La implementación de Shipo significa un avance en innovación, que ayuda a simplificar los procesos y a estar a la altura de las necesidades y exigencias del mercado”

Desde el principio del proyecto se tomó en cuenta la importancia del trabajo interdisciplinario y la “descentralización” del conocimiento con la idea de que cada uno de los involucrados conociera todos los procesos para fomentar la empatía y hacer más fluidos y dinámicos los flujos de trabajo. Tal y como explica Andrés Bondio: “Eso nos obligó a todos a ponernos en el lugar del otro, a mirar sobre su proceso y sugerir mejoras, eso hizo que el equipo sea compacto, muy humano y muy comprometido. La gerencia del diario está satisfecha porque se ha conformado un equipo que entiende que tiene que haber un cambio cultural, ver las cuestiones de otra manera. El equipo lo entendió y lo aprendió”.

Satisfacción con Protecmedia

Este proyecto significó un desafío importante para el equipo de Consultores de Protecmedia en Latinoamérica, que logró llevar a cabo una metodología de proyecto disruptiva, en conjunto con el equipo de La Voz, basada en implementar alternativas diferentes de implantación y un nuevo enfoque de formaciones. Andrés Bondio, Jefe de Soporte y TI destaca la forma como Protecmedia se involucró como un partner durante cada etapa del proyecto, entregando la ayuda requerida en cada eventualidad:

“Nos da mucha tranquilidad y ganas de seguir con la siguiente Fase del proyecto porque sabemos que estamos bien acompañados”.

La implementación de Shipo Circulación, es parte de un esfuerzo de La Voz del Interior que incluye en una segunda fase, la implementación de Shipo Suscripciones como complemento de una solución integral para la gestión de la red de ventas y de distribución de los productos, que buscan fidelizar la audiencia.