Casos de Estudo
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ECHO MEDIEN, GmbH
A rápida e eficaz integração no fluxo empresarial da VRM

Centralização e integração das duas redações no mesmo fluxo tecnológico foi realizado em tempo recorde

Uma solução editorial robusta, eficiente e fácil de utilizar como o MILENIUM significa um ponto de apoio crucial nos processos de expansão que empreender uma empresa jornalística. É o caso do Grupo editorial alemão Verlagsgruppe Rhein Main (VRM), cliente da Protecmedia desde 2009, que adquiriu recentemente o cabeçalho Darmstädter Echo, líder na região sul de Hesse. A integração da nova redação no fluxo empresarial que o novo âmbito de trabalho impunha foi conseguida em tempo record, graças à excelente direção do projeto e à simplicidade de aprendizagem que a solução MILENIUM permite.

A Echo Medien, GmbH edita o diário Darmstädter Echo, fundado em 1945, e uma referência informativa no sul do Länder alemão de Hesse. Dispõe de uma redação central localizada em Darmstadt, e quatro redações locais - Gross-Gerau Echo, Odenwälder Echo, Ried Echo e Starkenburger Echo - que produzem 5 edições do diário principal Darmstädter Echo, vários suplementos semanais, 18 edições de jornais gratuitos de anúncios, 5 revistas e suplementos especiais, e um número total de redatores que atinge a centena.

Em 2015, a VRM adquire a empresa, no âmbito do seu plano de expansão, e propõe-se realizar a plena integração da nova redação no respetivo fluxo corporativo, para aproveitar ao máximo todo o tipo de sinergias.

Uma rápida instalação e entrada em funcionamento da solução editorial MILENIUM na nova filial.

Dotar a empresa recentemente adquirida das mesmas ferramentas editoriais de que dispõem os redatores da VRM, a fim de facilitar a coordenação de agendas e de recursos entre as diversas áreas editoriais do grupo.

Otimizar o processo editorial para economizar custos e aumentar a qualidade dos produtos através da centralização da plataforma editorial, com recurso às soluções MILENIUM e QUAY (DAM) da Protecmedia.

Aceder ao novo sistema através de uma única interface intuitiva, que permita aos novos utilizadores do ECHO MEDIEN participar no processo editorial em paralelo, de acordo com as licenças previamente predefinidas, independentemente da localização em que se encontrem.

É estabelecido um calendário de 6 meses para a execução de todo o projeto, e para que a nova filial da VRM seja capaz de abordar a produção editorial de todas as suas publicações no novo ambiente de trabalho. A direção do projeto fica encomendada à MEDIENSERVICE RHEIN MAIN, filial do Grupo que dispõe de uma equipa de 12 técnicos, dirigida por Mr. Reinhard Küchler. A Protecmedia presta o seu apoio como parceiro tecnológico.

São fixadas as fases seguintes:

Análise prévia

É avaliado todo o processo editorial das publicações do Echo Medien para definir:

Desenhos e fontes segundo os requisitos da redação.

Gestão e elaboração de classificações desportivas e de eventos culturais através de ferramentas complementares, que já vinham a ser utilizadas pelos redatores da VRM.

Elaboração de planos das publicações e edições do ECHO MEDIEN.

Como dotar de arquivo documental a nova filial da VRM.

Definição dos perfis que intervêm no processo editorial.

Parametrização do MILENIUM e QUAY

Procede-se à criação de 8 novos tipos de publicações das quais 5 serão produzidas em suporte papel.

São preparados os modelos em conformidade com os requisitos estabelecidos, e configuradas as soluções MILENIUM e QUAY.

É criado um ambiente de provas para recriar o cenário real de produção.

É fixado um calendário de formação dirigido aos redatores de acordo com os seus perfis. Neste sentido, a planificação progressiva e a implicação de todo a equipa editorial mostram-se capitais para o êxito do projeto, graças ao conhecimento prévio que a equipa de técnicos possui sobre as soluções da Protecmedia. É também elaborada a documentação pertinente para as formações.

Uma meticulosa planificação e a implicação de toda a equipa editorial foram capitais para o êxito do projeto

Entrada em funcionamento da produção e realização da formação

São ministradas 18 sessões de formação dirigidas a 100 utilizadores sobre o novo sistema editorial MILENIUM e a nova solução de arquivo documental QUAY, além de outras ferramentas que utilizadas pelos redatores da VRM, a nível de grupo, como bases de dados desportivas, eventos culturais e módulo de honorários.

É aproveitado esse ciclo de formações para transferir a redação das sessões mais gerais das publicações do ECHO MEDIEN para a sede central do Grupo VRM em Mainz.

É iniciada, em paralelo, a entrada em funcionamento da produção com o novo ambiente MILENIUM de maneira progressiva, aparecendo uma primeira edição impressa dos jornais de anúncios gratuitos a 17 de junho. Em datas posteriores irão aparecendo o resto de publicações.

Conseguem-se integrar, no fluxo corporativo, em pleno rendimento, os 100 profissionais de diferentes perfis, de acordo com o calendário previsto. A união das suas forças aos mais de 300 redatores do grupo VRM redunda num enriquecimento dos produtos editoriais e da planificação das tarefas editoriais.

A centralização da plataforma tecnológica otimiza a administração e a gestão dos recursos, sem prejudicar a autonomia das diferentes delegações da ECHO MEDIEN, para organizar os seus fluxos de trabalho e a distribuição de tarefas. A capacidade de consultar e recuperar documentos a partir da solução QUAY representa uma nova e importante mais-valia para a sociedade.

As delegações de gestão multicanal de ECHO MEDIEN tem sido favorecido

Poder trabalhar em paralelo permite que os redatores da ECHO MEDIEN distribuam melhor as cargas de trabalho e sejam muito mais ágeis, poupando ainda um considerável tempo de trabalho, graças aos numerosos automatismos de processos que as novas soluções desempenham.

A coordenação e integração dos fluxos de trabalho nas diferentes delegações da ECHO MEDIEN no sistema MILENIUM favorecem a gestão multicanal e a publicação de conteúdos de forma rápida e sem erros.