Por qué un DAM es la herramienta que tu compañía necesita (y no lo sabes)
La mayor parte de las empresas no saben que necesitan un Digital Asset Management, la solución al caos del almacenamiento de digital assets.
La búsqueda de información, uno de los ladrones de tiempo más comunes
¿Cuántas veces has intentado encontrar un archivo en el sistema de carpetas del trabajo y no conseguías localizarlo?
Según un artículo publicado en silicon.es, los empleados emplean más del 30% de su jornada laboral en buscar documentación clave para su trabajo. Una media de 67 minutos al día.
Evita ocupar espacio de almacenamiento con archivos duplicados (y ahorra costes)
¿Cuántas veces te has percatado de que en tu equipo guardáis archivos por duplicado, multiplicando así el espacio ocupado?
Los digital assets de una empresa ocupan una media de 164 terabytes de almacenamiento. Este espacio de almacenamiento tiene costes de mantenimiento que varían en función del espacio ocupado. Sea cual sea tu caso, ten en cuenta que es una cifra que siempre está en constante crecimiento.
Ante estas situaciones tan comunes, una conclusión rápida es que una mala organización de la documentación le está costando dinero a tu empresa. Si buscas optimizar los costes de almacenamiento y mejorar la productividad de tus equipos, no parece que continuar trabajando con un sistema de carpetas al estilo Google Drive sea una buena idea.
3 razones por las que tu compañía necesita un Digital Asset Management
Además del considerable ahorro en tiempos de los procesos de clasificación y búsqueda, la mejora de la coordinación entre los equipos y la garantía de protección y seguridad de todos los digital assets de una empresa, estas son las 3 razones más importantes parar incorporar un DAM:
1. Un DAM no solo almacena archivos, sino toda su información asociada: derechos de uso, metadatos, especificaciones técnicas, etc. Los campos de información que el sistema recoja de cada documento es editable y personalizable.
2. Los avanzados sistemas de búsqueda de los DAM permiten localizar documentos en segundos sin necesidad de conocer las rutas de almacenamiento, carpetas o nombres de los documentos.
3. Garantiza que todos los usuarios tengan acceso a la versión actualizada de cada documento, y evita que se siga trabajando con versiones desfasadas en paralelo. Cada archivo conserva asociada cada versión y su historial de actualizaciones (todo es recuperable en cualquier momento).
4. Un DAM es garantía de seguridad, todos los digital assets están protegidos en su centro de almacenamiento. Además, el control de accesos y de permisos permite mantener la privacidad de la documentación más sensible de la compañía y un registro detallado de cada modificación.
Protecmedia te ayuda a tener todos tus digital media assets bien organizados con Quay, el DAM para una gestión documental sencilla y eficiente.