Semana mejora la gestión de uno de los mayores archivos de prensa rosa con Quay
La revista Semana, fundada en 1940, es una de las primeras cabeceras modernas de crónica social publicadas en España. En la actualidad, su edición impresa cuenta con más de 436 mil lectores cada miércoles y supera los 8 millones de usuarios y 60 millones de páginas vistas en su versión online.
Buscando la mejora de los procesos productivos, la mayor digitalización de la redacción y la reducción de las tareas repetitivas e ineficientes, Semana decidió actualizar su sistema de archivos y su herramienta de maquetación. Con el DAM Quay y la solución editorial Milenium han logrado, en un tiempo record, instalar un sistema integrado de diseño y archivo que facilita el trabajo, tanto de redactores y maquetadores como de documentalistas.
)Se trabaja con un sistema de archivos obsoleto y sin una estructura optimizada.
La herramienta de maquetación no está integrada con el propio sistema de archivos, lo que genera documentos muy pesados y un exceso de material gráfico prescindible en los servidores.
Su sistema de archivo no permite una indexación correcta de los documentos, y limita la capacidad de hacer búsquedas concretas por páginas en función de contenidos o personajes concretos.
Todas las búsquedas de documentación pasan por los documentalistas, no hay autonomía por parte de los redactores para acceder al archivo.
La herramienta de diseño editorial no permite el trabajo simultáneo de varios redactores y/o maquetadores en una misma página, lo que supone una importante pérdida de tiempo.
Poder acceder al archivo desde una única interfaz, sin tener que abandonar el documento de trabajo para documentarse.
Reducir el trabajo de consulta a los documentalistas (permitiéndoles dedicarse al correcto mantenimiento del archivo), y potenciar la autonomía de los redactores en el uso del DAM.
Implementar una solución editorial que optimice los flujos de trabajo, sin cuellos de botella ni en redacción ni en maquetación.
Generar un cambio en la organización del trabajo, agilizando los procesos y formando a la redacción en los entornos más digitales.
Semana y Protecmedia realizaron un exhaustivo trabajo de análisis de las necesidades, tanto presentes como futuras, para configurar un ecosistema de trabajo que agilizara los procesos de producción y eliminara las tareas repetitivas y el consumo de recursos en procesos innecesarios.
Semana decidió actualizar Quay a su última versión y añadió campos y etiquetas específicos en sus archivos para facilitar las búsquedas futuras.
La implantación de Milenium como herramienta de diseño editorial y su integración con Quay, permite el archivo automático de la publicación, así como una reducción extrema del peso de los archivos y la eliminación de las redundancias.
Se migró a un sistema Cloud y se implanta un editor HTML5 para facilitar el trabajo de freelance y teletrabajo.
La formación de los usuarios les ha permitido sentirse autónomos a la hora de usar tanto el DAM como la herramienta de maquetación.
En un proceso de un mes, la redacción fue capaz de editar un número completo de la revista con el nuevo sistema editorial.
El departamento de documentación se puede dedicar a la gestión del archivo, sin necesidad de gestionar cada una de las búsquedas de los redactores.
Se han automatizado los flujos y estados de documentos en la herramienta (anteriormente basado en sistemas de carpetas).
Se han eliminado los cuellos de botella entre diseño y redacción.